Netzwerk Grundeinkommen

Geschäftsordnung des Netzwerkrats

• Allgemeines
• Teilnahmepflicht
• Verschiebung von TOPs
• Konsensprinzip
• Legitimation von Beschlusslagen
• Geschäftsführende Mitglieder des NWR
• Telefonkonferenzen
• Einladung zur TK
• Beschlussfähigkeit
• Ablauf einer TK
• Aufgaben und Verantwortung für TKs
• Aufgaben der TK-Administration
• Umlaufverfahren
• Protokolle
• Aufgaben der TK-Protokollverantwortlichen
• Beschlussvorlagen
• Kommunikation
• Organisation der Behandlung von Kontaktmails
• Regeln zur Behandlung von Kontaktmails
• Auszahlungsmodalitäten von Vereinsgeldern
• Abrechnungsformulare
  
  

Allgemeines

Der Netzwerkrat (NWR) fasst seine Beschlüsse auf Sitzungen, Telefon­konferenzen (TK) oder im Umlaufverfahren. ▲

Teilnahmepflicht

Jedes NWR-Mitglied ist grundsätzlich zur Teilnahme an den Sitzungen und TKs des NWR verpflichtet. Abwesenheiten bei NWR-Sitzungen und -TKs sind nur aus wichtigen Gründen zulässig und der Geschäftsführung (s.u.) so früh wie möglich anzukündigen. ▲

Verschiebung von TOPs

Ein NWR-Mitglied, das an einer TK nicht teilnehmen kann, kann – bei substantiellen Bedenken – per E-Mail bis 19 Uhr am Tag der TK einmalig die Behandlung eines TOPs oder einer BV auf die darauffolgende TK vertagen lassen. Vorratsvoten sind nicht möglich. ▲

Konsensprinzip

Beschlüsse sollen im Konsens gefällt werden. Vetos sollen nur bei substantiellen Bedenken angewandt und möglichst nachvollziehbar begründet werden. ▲

Legitimation von Beschlusslagen

Die durch einen Beschluss entstandene Beschlusslage ist durch den Beschluss sofort legitimiert. ▲

Geschäftsführende Mitglieder des NWR (GF)

Der NWR ernennt aus seiner Mitte ein oder mehrere geschäftsführende Mitglieder (Geschäftsführung (GF)) und bestimmt die Dauer von deren Amtszeit. Die Verantwortungsbereiche der GF umfassen

• die Organisation und Leitung der TKs
• die Führung eines Verzeichnisses von in Kraft befindlichen Beschlüssen und die Kontrolle ihrer Einhaltung
• die Führung einer Liste beschlossener Aktionen/Aktivitäten und die Kontrolle ihrer Erledigung
• die Organisation und Kontrolle der Protokollführung
• die Organisation und Kontrolle der Behandlung von Kontaktmails

und werden an anderer Stelle in dieser GO näher bestimmt. ▲

Telefonkonferenzen (TK)

TKs dienen vor allem der Beschlussfassung über entscheidungsreife Fragen und sollen von inhaltlichen Debatten freigehalten werden.

Die Organisation und Leitung der TKs obliegt der GF.

Die anfallenden Gebühren für die TKs übernimmt der NWR.

TKs sind nur auf vorherigen Beschluss des NWR öffentlich.

Von den TKs werden i.d.R. Audio-Mitschnitte angefertigt, die ausschließlich den NWR-Mitgliedern zugänglich gemacht werden.

TKs finden in der Regel 14-täglich, mittwochs von 19:00 bis 20:00 Uhr statt.

Außerordentliche TKs finden auf Antrag eines NWR-Mitglieds statt, wenn dem innerhalb von 2 Werktagen kein NWR-Mitglied widerspricht. Im Übrigen gelten die gleichen Regeln wie für reguläre TKs. ▲

Einladung zur TK

Die GF lädt die NWR-Mitglieder 3 Tage vor einer TK (i.d.R. Sonntag) per E-Mail ein. Die Einladung enthält

• die Einwahldaten
• die vorläufige Tagesordnung (TO)
• die zugehörigen Beschlussvorlagen (BV)
• die verschobenen Tagesordnungspunkte (TOP)
• eine Kennzeichnung nicht fristgerecht eingereichter TOPs und BVs
• den Namen des/der Leiter/in der TK
• den Namen des/der Protokollverantwortlichen (PV).

BVs und gewünschte TOPs für eine TK sind der GF und den übrigen NWR-Mitgliedern spätestens 5 Tage (i.d.R. Freitag) vor jeder TK per E-Mail mitzuteilen, wobei BVs als .doc-Datei der Mail beizufügen sind. BVs verschobener TOPs müssen nicht erneut eingereicht werden. Sollte die GF nicht fristgerecht eingereichte TOPs oder BVs ausnahmsweise auf die TO setzen, so sind sie als solche zu kennzeichnen und ihre Behandlung muss auf der TK ausdrücklich beschlossen werden. ▲

Beschlussfähigkeit

Der NWR ist beschlussfähig, wenn und solange mindestens 50% seiner Mitglieder daran teilnehmen. Mitglieder, die für längere Zeit nicht an TKs teilnehmen können, werden bei der Feststellung der Beschlussfähigkeit nicht berücksichtigt, sofern sie dem zustimmen. Eine nicht beschlussfähige reguläre TK wird automatisch auf den darauffolgenden Mittwoch verschoben. Die übrigen vereinbarten TK-Termine bleiben davon unberührt. ▲

Ablauf einer TK

Eine TK läuft i.d.R. folgendermaßen ab:

1. Die Teilnehmenden wählen sich ein.
2. TK-Admin startet den Audio-Mitschnitt.
3. Die TKL stellt die Namen der Teilnehmenden sowie der entschuldigt bzw. unentschuldigt nicht Teilnehmenden fest.
4. Die TKL stellt die Beschlussfähigkeit fest.
5. Der/die PV wird festgelegt (i.d.R. gemäß Dienstplan).
6. Ein NWR-Mitglied mit Zugang zum Konto des Fördervereins teilt den aktuellen Kontostand mit.
7. Die TKL verliest die vorläufige TO und fragt nach Änderungswünschen, TOPs für „Sonstiges“ sowie der Behandlung nicht fristgerecht eingereichter TOPs und BVs.
8. Die endgültige TO wird beschlossen und von der TKL nochmals verlesen.
9. Die TO wird abgearbeitet, beginnend mit der Bestätigung des Protokolls der letzten TK als TOP 1.
10. Am Ende eines jeden TOPs werden kurz die wesentlichen Punkte rekapituliert, die Eingang ins Protokoll finden müssen.
11. Die TKL beendet die TK.
12. Die TKL sorgt dafür, dass die NWR-Mitglieder Zugang zum Audio-Mitschnitt der TK erhalten. ▲
    
    

Aufgaben und Verantwortung für TKs

Die GF sorgt für die organisatorische Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von TKs des NWR. Dazu zählen folgenden Aufgaben:

• TOPs und BVs sammeln
• TOs unter Berücksichtigung von Wichtigkeit und Dringlichkeit der TOPs sowie der verfügbaren Zeit (i.d.R. 1 Stunde) erstellen
• GO-gemäß zu TKs einladen
• TKs leiten und ihren GO-gemäßen Ablauf sicherstellen
• TK-Administration sicherstellen (Einsatz von TK-Administrator/inn/en)
• Audio-Mitschnitte und GO-gemäße Protokollierung der TKs sicherstellen
• Überweisung fälliger Zahlungen an TK-Provider sicherstellen. ▲
  
  

Aufgaben der TK-Administration

Die TK-Administration sorgt für den möglichst reibungslosen technischen Ablauf der TKs. Dazu zählen folgende Aufgaben:

• Technische Möglichkeit zur Durchführung von TKs sicherstellen
• Die NWR-Mitglieder über die korrekten Einwahldaten informieren
• TKs vor unbefugtem Zugang schützen
• Technische Probleme mit dem Provider klären
• Mitschnitte und weitere technische Funktionen während der TKs in Absprache mit der TKL durchführen. ▲
  
  

Umlaufverfahren

Über eine BV kann ausnahmsweise per E-Mail abgestimmt werden (Umlaufverfahren). Dazu sendet der/die Antragsteller/in die BV per E-Mail mit dem Vermerk „[Abstimmung]“ in der Betreffzeile an alle NWR-Mitglieder. Die BV gilt als angenommen, wenn alle NWR-Mitglieder zugestimmt haben oder wenn innerhalb von 48 Stunden (nur Werktage werden gezählt) die für Beschlussfähigkeit erforderliche Zahl von NWR-Mitgliedern zugestimmt haben und kein NWR-Mitglied dagegen gestimmt hat.

Im Umlaufverfahren gefasste Beschlüsse werden jeweils im Protokoll der vorhergehenden TK von deren PV protokolliert und als solche gekennzeichnet. ▲

Protokolle

Von allen TKs und Sitzungen des NWR sind Ergebnisprotokolle anzufertigen. Diskussionsverläufe werden nicht wiedergegeben.

Das Protokoll muss folgende Angaben enthalten:

• die Art des protokollierten Ereignisses (NWR-TK, NWR-Sitzung, …)
• Ort (nicht bei TKs), Datum, Beginn und Ende des Ereignisses
• die Namen der Teilnehmenden sowie der entschuldigt bzw. unentschuldigt nicht Teilnehmenden
• Angaben über evtl. anwesende Gäste
• den Namen des/der Protokollführenden
• die beschlossene TO
• die behandelten BVs und die gestellten Anträge
• die gefassten Beschlüsse samt abschlägig beschiedenen BVs und die sonstigen Ergebnisse
• den Termin für die nächste TK.

NWR-Protokolle werden auf der Website des Netzwerks veröffentlicht und müssen daher die dazu erforderlichen Qualitätsstandards erfüllen sowie ein einheitliches Format gemäß der jeweils gültigen Protokollvorlage aufweisen.

Beschlüsse werden grundsätzlich in ihrem Wortlaut protokolliert und veröffentlicht. Abweichungen von dieser Praxis sind nur beim Vorliegen zwingender Gründe zulässig und müssen vom NWR im Konsens beschlossen werden. Abweichungen vom Wortlaut von Beschlüssen und BVs in öffentlichen Protokollen sind im Protokolltext klar kenntlich zu machen und zu begründen. ▲

Aufgaben der TK-Protokollverantwortlichen (PV)

Die GF erstellt zu Beginn ihrer Amtszeit einen Dienstplan für die TK-Protokollverantwortlichen (PV) und bringt ihn als BV zur ersten TK ihrer Amtszeit ein.

Bei Verhinderung regeln die laut Dienstplan eingeteilten PV rechtzeitig und eigenverantwortlich ihre Vertretung und informieren die GF darüber. Kann der/die PV keine Vertretung finden, tauscht er/sie den Dienst mit dem/der laut Dienstplan nachfolgenden PV.

Der/die PV sendet vor Ablauf des 2. Werktags nach der zu protokollierenden Veranstaltung (TK oder Sitzung) einen Entwurf des Protokolls per E-Mail an die Teilnehmenden der VA, die dazu vor Ablauf des 3. Werktags nach der VA ihre Zustimmung oder Änderungswünsche äußern. Anschließend überarbeitet der/die PV den Entwurf unter Berücksichtigung der eingegangenen Änderungswünsche und sendet den überarbeiteten Entwurf vor Ablauf des 4. Werktags abermals per E-Mail an die Teilnehmenden. Wenn nach Ablauf des 5. Werktags kein Widerspruch gegen den überarbeiteten Protokollentwurf vorliegt, sorgt der/die PV dafür, dass er vor Ablauf des 6. Werktags auf der Website des Netzwerks veröffentlicht wird. Lassen sich Widersprüche gegen einzelne Protokollpassagen nicht bis zum 5. Werktag nach der VA ausräumen, so legen die Widersprechenden bis zur nächsten TK eine BV vor, die geeignet ist, eine Entscheidung über die endgültige Form der jeweiligen Passage herbeizuführen. In diesem Fall wird das Protokoll als vorläufige Fassung ebenfalls vor Ablauf des 6. Werktags veröffentlicht und die strittigen Passagen darin als solche gekennzeichnet. Die GF wacht über die Einhaltung der Fristen.

Beispiel: Von der Mittwochs-TK zum veröffentlichten Protokoll

• Mittwoch: TK
• Freitag: Protokollentwurf an TN
• Samstag: Änderungswünsche der TN
• Montag: Überarbeiteter Protokollentwurf an TN
• Dienstag: Veröffentlichung des Protokolls ▲
  
  

Beschlussvorlagen

BVs enthalten Sachstandinformationen, die auch “Uneingeweihten” eine Basis schaffen, auf der sie eine qualifizierte Entscheidung treffen können. Um fundierte und wohlüberlegte Entscheidungen möglich und für Mitglieder des Netzwerks nachvollziehbar zu machen, sollten BVs entsprechend ausführlich gehalten sein.

Jede BV muss Angaben darüber enthalten, ob und welche Aktivitäten für ihre Umsetzung erforderlich sind, wer die Akteure sein sollen, bis wann die Aktionen erledigt sein sollen und wer für die Erledigung der Aktionen verantwortlich zeichnet (wer – was – bis wann). Die GF führt eine Aktionsliste auf Basis der beschlossenen Aktionen und stellt sicher, dass ihre Abarbeitung in den TKs Berücksichtigung findet.

Die GF kann die Überarbeitung einer BV für eine TK durch den/die Autor/in verlangen, wenn sie keine ausreichende Entscheidungsgrundlage bietet, Widersprüche oder zu große Ungenauigkeiten enthält, oder sich aus anderen Gründen nicht als Beschlussgrundlage für eine TK oder zur Veröffentlichung im Protokoll eignet.

Die GF kann die Behandlung von TOPs und BVs auf TKs zurückstellen, wenn sie einen für eine TK unangemessenen Diskussionsaufwand bedeuten würden.

BVs werden unverändert in die Einladungen für NWR-TKs und -Sitzungen übernommen. ▲

Kommunikation

Die NWR-interne Kommunikation außerhalb von Sitzungen und TKs findet per E-Mail an die Adresse nwr(at)grundeinkommen.de statt.

Auf E-Mails sollen direkt angesprochene NWR-Mitglieder spätestens nach 3 Tagen reagieren. Dazu wird von jedem NWR-Mitglied erwartet, dass es regelmäßig seinen E-Mail-Eingang prüft. Sollte dies einem NWR-Mitglied vorübergehend nicht möglich sein, so hat es die übrigen NWR-Mitglieder davon vorher in Kenntnis zu setzen.

E-Mails sollen aussagekräftige Betreffzeilen enthalten. Jede E-Mail soll nur ein Thema enthalten. Bei Themenwechseln soll nicht die Antwortfunktion des Mailprogramms verwendet werden, damit eine Sortierung nach Themen nicht erschwert wird.

Für jedes NWR-Mitglied wird eine E-Mail-Adresse der Form nachname@grundeinkommen.de eingerichtet.

Für E-Mails, die NWR-Mitglieder in Ihrer Funktion als NWR an Dritte senden, soll grundsätzlich die Absenderadresse der Form nachname@grundeinkommen.de verwendet werden. In begründeten Ausnahmefällen kann diese Adresse ersatzweise als „Antwort an“-Adresse verwendet werden.

Signaturen von E-Mails, die NWR-Mitglieder in Ihrer Funktion als NWR an Dritte senden, dürfen nur Angaben enthalten, die in Zusammenhang mit dem Netzwerk Grundeinkommen und den Funktionen des Absenders im Netzwerk stehen.

Die Standard-Form der Signatur von NWR-Mitgliedern lautet:
Vorname Nachname
Mitglied im Netzwerkrat des
Netzwerk Grundeinkommen
nachname@grundeinkommen.de
Tel.: (gemäß DIN 5008 optional)
Mobil: (gemäß DIN 5008 optional)
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Organisation der Behandlung von Kontaktmails

• Die GF sorgt dafür, dass jederzeit ein NWR-Mitglied als Kontaktperson (KP) eingeteilt ist, die für die ordnungsgemäße Behandlung von E-Mails an die Kontaktadresse kontakt@grundeinkommen.de („Kontaktmails“) gemäß den Regeln zur Behandlung von Kontaktmails (s.u.) verantwortlich ist.
• Die GF erstellt hierzu einen Dienstplan, aus dem hervorgeht, wer in welcher Zeit KP ist. [Kopplung an Protokolldienstplan gelöscht]
• Der Kontaktdienstplan muss vom NWR bestätigt und der Web-Administration spätestens 3 Tage vor Inkrafttreten zugeleitet werden.
• Die Web-Administration sorgt dafür, dass stets rechtzeitig eine Weiterleitung von der Kontaktadresse an die diensthabende KP und die GF geschaltet wird.
• Die GF überprüft mindestens einmal pro Woche die Einhaltung der Regeln zur Behandlung von Kontaktmails und erstattet dem NWR darüber Bericht.
• Beim Dienstwechsel leitet die alte KP alle nicht erledigten Kontaktmails an die neue KP weiter und informiert sie über den jeweiligen Bearbeitungsstand.
• Bei Verhinderung regelt die laut Dienstplan eingeteilte KP rechtzeitig und eigenverantwortlich ihre Vertretung und informiert die GF darüber. Kann die KP keine Vertretung finden, tauscht sie den Dienst mit der laut Dienstplan nachfolgenden KP. ▲
  
  

Regeln zur Behandlung von Kontaktmails

1. Innerhalb von 24 Stunden (ohne Zählung von Sonn- und Feiertagen) nach Eintreffen einer Kontaktmail sendet die Kontaktperson (KP) dem Absender eine Bestätigungsmail, per BCC auch an die GF.
2. Die KP bearbeitet Kontaktmails entweder selbst oder leitet sie noch vor dem Absenden der Bestätigungsmail zur Bearbeitung an geeignete Personen weiter.
3. Die Bestätigungsmail muss eine Bearbeitungsaussage enthalten mit Antworten zu folgenden Fragen, die jeder Absender auch dann hat, wenn er sie nicht ausdrücklich formuliert:
• Hat jemand meine Mail erhalten und gelesen?
• Was geschieht nun mit meiner Mail?
• Erfahre ich etwas über das Ergebnis der Bearbeitung meiner Mail und wenn ja, wie und bis wann?
• Die Kontaktperson ist verantwortlich für die Einhaltung dieser Bearbeitungsaussage aus der Bestätigungsmail.

Die GF stellt eine E-Mail-Vorlage für Bestätigungsmails zur Verfügung. ▲

Auszahlungsmodalitäten von Vereinsgeldern

1. Ohne Beschlussfassung erfolgt keine Auszahlung von finanziellen Mitteln.
2. Beschlüsse zu Kostenübernahmen sind in der Regel vor den Terminen, zu denen die Kosten anfallen, zu fassen. Ausnahmen sind in den Beschlussvorlagen hinreichend zu begründen.
3. Es erfolgt keine Auszahlung von finanziellen Mitteln ohne Belege.
4. Es erfolgt keine Auszahlung ohne ordnungsgemäß und vollständig ausgefüllte und unterzeichnete Formulare, wenn es sich um Reise- und Übernachtungskosten, Auslagen, Honorare handelt.
5. Es können Anträge und Beschlüsse auf Vorschüsse für Reise- und Übernachtungskosten und Auslagen gestellt werden. In diesem Fall sind die Belege und das ordnungsgemäß und vollständig ausgefüllte und unterzeichnete Formulare spätestens 14 Tage nach dem Anlass (Reise, Übernachtung bzw. Auslage) des Vorschusses an die zuständige Person zu übermitteln. Sollte dies nicht geschehen, wird die Rückzahlung des Vorschusses verlangt. Mögliche weitere Konsequenzen können vom Vereinsvorstand beschlossen werden. ▲
   
   

Formulare zur Abrechnung von Reise- und Übernachtungskosten sowie Auslagen

• Formular zur Abrechnung von Reise- und Übernachtungskosten
• Formular zur Abrechnung von Auslagen (nicht für Reise- und Übernachtungskosten)
• Formular zur Abrechnung von Honoraren ▲
  
  

  Abkürzungen

  BV	Beschlussvorlage
  GF	Geschäftsführung
  GO	Geschäftsordnung
  i.d.R.	in der Regel
  KP	Kontaktperson
  NWR	Netzwerkrat
  PV	Protokollverantwortliche/r
  TK	Telefonkonferenz
  TKL	TK-Leitung
  TO	Tagesordnung
  TOP	Tagesordnungspunkt

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  Änderungsprotokoll

  Beschluss	Autor	Änderung
  16.11.11	Reimund Acker	Quorum bei Umlaufverfahren geändert
  08.11.11	Reimund Acker	Auszahlungsmodalitäten von Vereinsgeldern eingefügt
  08.11.11	Reimund Acker	1. Abrechnungsformulare eingefügt 2. Dienstplan entfernt
  26.06.11	Reimund Acker	Regeln für Umlaufbeschlüsse geändert
  18.05.11	Reimund Acker	Ergänzung zu Beschlussfähigkeit
  –	Reimund Acker	Dienstplan eingefügt
  17.11.10	Reimund Acker	1. TKs mittwochs; Feiertagsregelung gestrichen 2. Absenderadresse und Signatur für externe Mails
  16.08.10	Reimund Acker	1. Beschlussfassung im Umlaufverfahren 2. Protokollierung der BVs im Wortlaut
  19.06.10	Reimund Acker	Erstfassung